Au 31/12/2024, le comité de nomination et de rémunération se composait du président du conseil d’administration (Francis Colaris), et de trois autres administrateurs (Alain Thirion, Mieke Vanmarcke en Marc Noppen BV).

Le comité de nomination et de rémunération

Chaque année, Internal Audit, en tant que fonction indépendante et objective, élabore un plan d’audit couvrant l’ensemble des missions à réaliser. Ce plan constitue un outil stratégique essentiel pour assurer une couverture adéquate des risques et contribuer à l’amélioration continue des processus. Il est construit sur la base d’une analyse des risques (risk-based audit plan) prenant en compte l’ensemble des activités de Multipharma.

Il est essentiel de souligner que la planification des audits ne se limite pas aux seules activités présentant les risques les plus élevés. Une analyse équilibrée de l’environnement global est systématiquement menée afin de garantir une couverture pertinente et cohérente.

Une fois cette analyse effectuée et le plan structuré sur un horizon de trois ans, celui-ci est soumis à l’approbation du conseil d’administration, via le comité d’audit et des risques. Cette approche permet de disposer d’une vision à moyen terme, tout en assurant une flexibilité pour intégrer les évolutions de l’environnement interne et externe.

Outre les audits planifiés, Internal Audit peut également être mobilisé pour des missions spécifiques, à la demande des instances dirigeantes. Il peut, par exemple, fournir des analyses ciblées ou des évaluations ponctuelles de nouveaux processus. Dans cette optique, les instances peuvent solliciter l’Audit Interne pour obtenir des conseils sur toute question relative au contrôle interne.

Il convient de souligner que ce rôle de conseil est complémentaire à la mission principale de l’Audit Interne, qui consiste à fournir une assurance raisonnable sur les processus audités, de manière professionnelle, indépendante et objective.

Internal Audit

Business Continuity Management

Depuis 2022, Multipharma a entrepris la mise en place des fondations solides de son dispositif de gestion des risques. Grâce à une approche structurée et méthodique, l’entreprise a amorcé une évaluation plus objective, cohérente et transversale de ses principaux risques.

En étroite collaboration avec les directions, la cellule Internal Audit & Risk Management a engagé une démarche d’évaluation de l’efficacité des dispositifs de gestion et de contrôle des risques. Cette démarche accorde une attention particulière à la résilience organisationnelle et à la pérennité des activités de l’entreprise

Risk Management

• La mise à jour des analyses d’impact (BIA) ;

• La rédaction des premiers plans de continuité d’activité (BCP) ;

• La préparation d’exercices de simulation prévus pour 2025, incluant des scénarios réalistes tels que l’indisponibilité du dépôt central ou des sites de production PMI.

Parmi les avancées majeures :

Garantir la disponibilité et le bon usage des médicaments est au cœur de la mission de Multipharma.

Dans ce cadre, le Business Continuity Management (BCM), élément clé du dispositif de Risk Management, joue un rôle central pour encadrer ces garanties. En 2024, ce dispositif a connu une montée en maturité significative. En effet, nous avons renforcé notre approche BCM en mettant en place une gouvernance dédiée, soutenue par une équipe de 16 BCM Champions, afin d’assurer la continuité de nos activités critiques et de protéger la sécurité de nos patients et collaborateurs.

À l’issue des différentes missions d’audit et d’analyse des risques menées en 2024, aucun manquement critique n’a été identifié. Ce constat témoigne de la robustesse des dispositifs en place et de l’engagement des équipes en matière de contrôle interne et de gestion des risques.

Toutefois, dans une logique d’amélioration continue, nous restons pleinement mobilisés pour renforcer l’efficience de nos activités et mieux anticiper les risques émergents. À cet effet, des plans d’action ciblés seront déployés afin de consolider les pratiques existantes, d’optimiser les processus et de garantir une maîtrise toujours plus rigoureuse des risques.

Synthèse des activités

En parallèle, nous avons mené des actions de sensibilisation à la gestion de crise auprès de nos équipes, et déployé des outils opérationnels tels que le Crisis Management Flow et des check-lists accessibles à tous.

En 2025, Multipharma poursuivra le déploiement de ces démarches, avec l’ambition de renforcer durablement la culture du risque à tous les niveaux de l’organisation.

JEAN-PIERRE DI BARTOLOMEO , Président

MARTINE MAGNÉE

MIEKE VANMARCKE

Régulièrement complétés par :

GEERT REYNIERS (Administrateur délégué)

ALAIN BOGAERT (Finance & Administration Director)
STEPHEN BRICHANT (Responsable Internal Audit & Risk Management)

AXEL JORION (Réviseur d’entreprise - KPMG)

Les membres du comité d’audit et des risques en date du 31/12/2024 sont :

Avec l’appui de la cellule Internal Audit & Risk Management, Multipharma bénéficie d’un dispositif de contrôle indépendant, structuré au niveau organisationnel, permettant d’examiner et d’évaluer les activités de manière systématique, méthodique et objective.

Ces fonctions fournissent au conseil d’administration, au comité d’audit et des risques, ainsi qu’au comité de direction, une assurance raisonnable quant à la qualité et à l’efficacité du système de contrôle interne. Elle contribue ainsi activement à une gouvernance d’entreprise robuste et à une gestion stratégique et proactive des risques.

Internal Audit & Risk Management

GEERT REYNIERS – CEO – Administrateur délégué

ALAIN BOGAERT – Finance & Administration Director

PETER DE GREEF –  IT & Transformation Director

NICOLAS DELHAYE – Care & Quality Director

CINDY DEWITTE – HR Director

DELPHINE HAJAJI – Marketing Director

JEAN MAGGIORDOMO – Pharmacy Operations Director

QUENTIN VAN BUYLAERE – Supply Chain & Sustainability Director

PATRICK VAN GINNEKEN – Residential Care Director

Le Comité de direction * situation en 2024

KPMG

Luchthaven Brussel Nationaal 1K

1930 Zaventem

Représenté par Monsieur Axel JORION (réviseurs d’entreprises)

Le commissaire aux comptes pour toutes les sociétés de notre groupe

Grâce à une expertise spécifique dans différents domaines, les membres du conseil d’administration contribuent à préparer davantage notre organisation aux défis de demain.

Les membres du conseil d’administration sont nommés pour un mandat d’une durée de 3 ans.

Le conseil d’administration a subi quelques modifications en 2024.

Delphine Hajaji qui représente Ligo Cap BV a laissé sa place de membre au conseil d’administration à la fin du mois de septembre 2024 pour occuper le poste de Marketing Director au comité de direction de Multipharma.

L’administrateur Christiaan Van den Bossche est parti à la retraite le 24 octobre 2024.

Sébastien Choquet a succédé en juin à Valérie Soleil en tant qu’administrateur. Il s’est fait remplacer par Julie Richer en octobre 2024.

Le conseil d’administration

Les organes de gestion de Multipharma Group

Chapitre 5