Hoofdstuk 5

De leden van de raad van bestuur dragen – elk vanuit hun specifieke expertise in uiteenlopende vakdomeinen - bij om onze organisatie nog beter voor te bereiden op de uitdagingen van de toekomst.

De leden van de raad van bestuur zijn benoemd voor een mandaat van 3 jaar. In 2024 waren er enkele wijzigingen in de raad van bestuur.

Delphine Hajaji, vaste vertegenwoordiger van Ligo Cap BV, gaf eind september 2024 haar zitje in de raad van bestuur op om toe te treden tot het directiecomité van Multipharma als Marketing Director.

Bestuurder Christiaan Van den Bossche ging op 24 oktober 2024 met pensioen. Sébastien Choquet volgde in juni Valérie Soleil op als bestuurder en liet zich door Julie Richer vervangen in oktober 2024.

KPMG

Luchthaven Brussel Nationaal 1K

1930 Zaventem

Vertegenwoordigd door de heer Axel JORION (bedrijfsrevisoren)

GEERT REYNIERS – CEO – Gedelegeerd bestuurder

ALAIN BOGAERT – Finance & Administration Director

PETER DE GREEF –  IT & Transformation Director

NICOLAS DELHAYE – Care & Quality Director

CINDY DEWITTE – HR Director

DELPHINE HAJAJI – Marketing Director

JEAN MAGGIORDOMO – Pharmacy Operations Director

QUENTIN VAN BUYLAERE – Supply Chain & Sustainability Director

PATRICK VAN GINNEKEN – Residential Care Director

Met de cel Internal Audit & Risk Management beschikt Multipharma over een onafhankelijk controleorgaan, gestructureerd op organisatieniveau, om de bedrijfsactiviteiten systematisch, methodisch en objectief te onderzoeken en te evalueren.

Dit controleorgaan biedt de raad van bestuur, het audit- en risicocomité en het directiecomité een redelijk niveau van zekerheid over de kwaliteit en efficiëntie van het interne controlesysteem. De cel draagt ook actief bij aan een robuust bedrijfsbestuur en een strategisch en proactief risicobeheer.

JEAN-PIERRE DI BARTOLOMEO, Voorzitter

MARTINE MAGNÉE

MIEKE VANMARCKE

Op regelmatige basis aangevuld door:

GEERT REYNIERS (Gedelegeerd bestuurder)

ALAIN BOGAERT (Finance & Administration Director)

STEPHEN BRICHANT (Verantwoordelijke Internal Audit & Risk Management)

AXEL JORION (Bedrijfsrevisor – KPMG)

Elk jaar stelt Internal Audit als onafhankelijk en objectief orgaan een auditplan op met alle uit te voeren taken. Dit plan is een essentiële strategische tool die verzekert dat alle risico's naar behoren worden gedekt en de processen voortdurend worden verbeterd. Het auditplan wordt uitgewerkt op basis van een risicoanalyse ('risk-based audit plan'), die rekening houdt met alle activiteiten van Multipharma.

We willen er echter op wijzen dat de planning van de audits zich niet beperkt tot de meest risicovolle activiteiten. Er wordt systematisch een evenwichtige analyse van de globale omgeving uitgevoerd om een pertinente en coherente risicodekking te garanderen.

Zodra deze analyse is uitgevoerd en het plan structureel is uitgewerkt over een periode van drie jaar, wordt het plan via het audit- en risicocomité ter goedkeuring voorgelegd aan de raad van bestuur. Op die manier beschikken we over een visie op middellange termijn, met voldoende flexibiliteit om rekening te houden met zowel interne als externe ontwikkelingen.

Naast de geplande audits kan Internal Audit ook worden ingezet voor specifieke opdrachten op verzoek van de bestuursorganen. Het kan dan gaan om een specifieke analyse of een gerichte evaluatie van nieuwe processen. De bestuursorganen kunnen dus een beroep doen op Internal Audit voor om het even welk advies inzake de interne controle.

Deze adviserende functie vormt evenwel een aanvulling op de hoofdtaak van Internal Audit, met name op een professionele, onafhankelijke en objectieve manier voldoende zekerheid bieden omtrent de geauditeerde processen.

Sinds 2022 werkt Multipharma aan een solide basis voor haar risicomanagement. Dankzij een gestructureerde en methodische aanpak kan de organisatie haar voornaamste risico's voortaan op een objectieve, coherente en transversale manier evalueren.

In nauwe samenwerking met de directie is de cel Internal Audit & Risk Management van start gegaan met de evaluatie van de doeltreffendheid van het risicobeheer en de risicocontrole. Deze benadering besteedt bijzondere aandacht aan de organisatorische veerkracht en de continuïteit van de bedrijfsactiviteiten.

De kernmissie van Multipharma bestaat erin de beschikbaarheid en het correcte gebruik van de geneesmiddelen te garanderen.

In dat opzicht speelt  Business Continuity Management (BCM), een kernelement van het Risk Management, een centrale rol om deze garanties te kaderen. Deze tool werd in 2024 sterk ontwikkeld. We hebben onze BCM-benadering versterkt aan de hand van een gericht bestuur, ondersteund door een team van 16 BCM Champions, om de continuïteit van onze kritieke activiteiten te verzekeren en de veiligheid van zowel onze patiënten als onze medewerkers te beschermen.

De voornaamste realisaties zijn:

• het updaten van de impactanalyses (BIA);

• het opstellen van de eerste plannen voor
  bedrijfscontinuïteit (BCP);

• het voorbereiden van simulatie-oefeningen voor
  2025, waaronder realistische scenario's zoals een
  uitval van het distributiecentrum of de IMV-
  productiesites.

De verschillende audits en risicoanalyses van 2024 hebben geen enkel kritiek element aan het licht gebracht. Deze vaststelling bevestigt dat de huidige tools voldoende robuust zijn en weerspiegelt de inzet van onze teams voor interne controle en risicobeheer.

Niettemin proberen we – met het oog op een voortdurende verbetering – de efficiëntie van onze activiteiten te verhogen en beter in te spelen op nieuwe risico's. We zullen dan ook gerichte actieplannen uitrollen om de bestaande praktijken te consolideren, de processen te optimaliseren en een steeds strikter risicobeheer te garanderen.

Tegelijkertijd hebben we sensibiliseringsacties voor crisisbeheer georganiseerd bij onze teams en operationele tools ingezet, zoals de Crisis Management Flow en checklists die voor iedereen toegankelijk zijn.

Multipharma zal deze aanpak voortzetten in 2025 en streeft ernaar de risicocultuur duurzaam te versterken op alle niveaus van de organisatie.

Op 31/12/2024 bestond het benoemings- en bezoldigingscomité uit de voorzitter van de raad van bestuur (Francis Colaris), en drie andere bestuurders (Alain Thirion, Mieke Vanmarcke en Marc Noppen BV).